Sayfa metinleri ve açıklamaları
Aradığınız ayrıntıyı sayfa bazında okuyabilirsiniz. Ekran görüntüleri ve tablolar için belge önizlemesini kullanın.
Sayfa 1
e-Defter Hazırlama Uygulaması
E-Defter, şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanununa ve/veya Türk
Ticaret Kanununa göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri
kapsayan elektronik kayıtlar bütünüdür.
Hangi defterler e-defter kapsamındadır, ne zaman hazırlanır ?
Yevmiye Defteri ve Büyük (Kebir) Defter e-defter kapsamındadır.
Defterler aylık olarak hazırlanır.
Her bir defter için aylık iki adet dosya oluşturulur.
1. Defter detaylarına ait bilgilerin, örneğin yevmiye kayıtlarının olduğu dosya
2. Bir nevi kapak sayfası diyebileceğimiz Berat dosyası
Berat Dosyası,
Tebliğde yer alan usul ve esaslar çerçevesinde, elektronik ortamda oluşturulan
defterlere ilişkin olarak, Başkanlık tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri
içeren ve Başkanlık Mali Mührü ile onaylanmış elektronik dosyadır.
Gelir İderisi Başkanlığa aylık olarak sadece berat dosyası gönderilir.
Ekran 1: Berat Dosyası
12 Ağustos 2015
İlgili Versiyon/lar : ETA:SQL, ETA:V.8-SQL
İlgili Modül/ler : E-Defter
Sayfa 2
e-Defter uygulama adımları
Aylık olarak dosyalar hazırlanır, oluşturulan dosyalar mali mühür veya e-imza ile
onaylanır, berat dosyası Gelir İdaresi Başkanlığına uygulama aracılığı ile gönderilir,
başkanlık berat dosyasını kendi mührü ile onaylar, mükellef berat dosyasını ve defter
detaylarını içeren dosyayı yasal saklama süresince muhafaza eder.
Ekran 2: E-Defter Uygulama Adımları
Programımız da e-Defter Uygulaması
Muhasebe modülünde bulunan muhasebe fişlerinden / yevmiye kayıtlarından
e-deftere uygun formatta dosya oluşturulması E-Defter modülü aracılığı ile yapılır.
Uygulama Adımları
1- Belge Türlerinin Düzenlenmesi
Muhasebe fişlerinde kullanılacak belge türlerinin belirlenmesi için Sistem
Yönetimi Modülü (ETASQLSYS) Ortak Tanımlar Muhasebe Belge
Tanımları bölümüne girilir.
Bu bölümde, Belge Tür Tanımları, Belge Fiş Tip Tanımları, Belge İşlem Tip
Tanımları ve e-Defter Doküman Tip Tanımları alt bölümlerinden oluşmaktadır.
Sayfa 3
Belge Tür Tanımları
Muhasebe fişlerinde kullanılacak belge türleri bu bölümde tanımlanır.
Ekran 3: Belge Türleri
Bu bölümde F3-İlk Değer butonuna basıldığında belge türlerine varsayılan
tanımlar yüklenir. Kullanıcılar bu bölüme yeni belge türleri ilave edebilir. F3-İlk
Değer butonuna basıldığında kullanıcıların tanımladıkları belge türlerinin
silindiği unutulmamalıdır.
Belge Fiş Tip Tanımları
Bu bölümde muhasebe fişlerinde kullanılacak belge türlerinin muhasebe ve
muhasebe modülüne entegre fiş oluşturan diğer modüllere göre fiş tipleri
bazında tanımları yapılır.
Sayfa 4
Ekran 4: Belge Fiş Tip Tanımları
Hangi modülün hangi fiş tipinde, hangi belge türünün kullanılacağı tanımlanır.
Tanımlama yapılırken modülün fiş tipleri için ayrım yapılmaksızın tek bir belge
türü kullanılması isteniyorsa, ilgili modül için sadece tek bir satırda fiş tipine 0
(Sıfır) verilerek ilgili istenen belge türü tanımlanabilir.
Örneğin; bir fatura düzenlendiğinde ilgili fatura tipine ait bir belge türü
tanımlandı ise bu belge türü, tanımlanmadı ise fatura için fiş tipinde 0 yazan
satırdaki belge türü muhasebe fişinde kullanılır.
Belge İşlem Tip Tanımları
Bu bölümde fişlerdeki işlem tiplerine göre kullanılacak belge türü ve ödeme
türleri tanımlanır.
Ekran 5: Belge İşlem Tip Tanımları
Sayfa 5
E-Defter Doküman Tip Tanımları
Bu bölümde daha önce tanımlanan belge türleri ile e-Defter için kullanılan
belge türlerinin eşleştirmesi yapılır. Örneğin programımızda FAT olarak
tanımlanan belge türü bu bölümde INVOICE belge tipi ile eşleştirilir. Bu
sayede e-defter için XML dosyası oluşturulurken bu tablo yardımı ile Belge
Türleri, e-Defter Belge Tiplerine dönüştürülür.
Ekran 6: E-Defter Doküman Tip Tanımları
Bilindiği gibi e-Defter için 8 adet Belge Tipi belirlenmiştir. Bu belge tipleri;
1- check
: Çek
2- invoice
: Fatura
3- order-customer : Müşteri Sipariş Belgesi
4- order-vendor
: Satıcı Sipariş Belgesi
5- voucher
: Senet
6- shipment
: Navlun
7- receipt
: Makbuz
8- other
: Diğer Belge
E-Defter Doküman Tip Tanımları bölümünde ilk 7 belge tipi için eşleştirme
yapılmıştır. (Ekran 6)
Bu bölümde eşleştirmesi yapılmayan ve Belge Tür Tanımları (Ekran 3)
bölümünde tanımlanan belge türleri Diğer Belge (other) olarak kabul edilir.
Örneğin banka işlemlerine ait muhasebe fişinde belge türü olarak DEK
kullanıldığında ve e-Defter için XML dosyası oluşturulduğunda, Belge Tipi
OTHER, Belge Tipi Açıklaması ise DEKONT olarak belirlenmiş olur.
Sayfa 6
2- E-Defter Genel Parametrelerinin Düzenlenmesi
Şirket Bilgileri Modülü Servis Sabit Tanımlar Parametreler Genel
Parametreler E-Defter Genel Parametreleri bölümüne girilir.
Bu bölümde, e-Defter işlemlerinde kullanılacak dönem aralığı, oluşacak ve
gelen dosyalar için klasör yolları, paket tanım yolu, şirket kodu ve vergi hesap
numarası gibi bilgiler tanımlanır.
Ekran 7: E-Defter Genel Parametreleri, Ana Bilgiler
Şirket Bilgileri: Bu bölümdeki şirket kodu otomatik olarak dolu gelir. Şirketin
vergi hesap numarası tanımlanır.
Hesap Dönem Bilgileri: Defter dönemi başlangıç tarihi ve bitiş tarihi
tanımlanır.
Çalışma Dönem Bilgileri: Defterin çalışma dönemi belirtilir. Defterler
oluşturulup devir yapıldıkça bu değer otomatik olarak takip eden aylar şeklinde
değişir.
Dosya Sıra Nosu : Yevmiye defterine ve Büyük deftere ait dosya sıra
numarasının başlangıç değeri belirtilir. Defterlere ait dosyalar oluşturuldukça
bu otomatik numara otomatik artar.
Sayfa 7
En Fazla Dosya Büyüklüğü Kontrolü: Bu bölümden belirlenen maksimum
dosya büyüklüğü değeri yazılır.
XML/ZIP Dosyaları için Sürücü/Yol Tanımları: Oluşturulan dosyaların,
bilgisayarda kaydedilmesi istenilen dosya dizinleri belirtilir. GIB’den gelen
dosyalar bölümüne işlem yapılan bilgisayarın varsayılan download klasörü
tanımlanır. Bu bölüme tanımlanan yol, berat dosyaları GİB’den geriye
indirilirken kullanılır.
Önemli not: Oluşturulan defter dosyaları bu bölüme tanımlanan klasörlere
kayıt edileceğinden saklama açısından bu bölüm doğru tanımlanmalı ve
bilinmelidir.
E-İmza/Mühürleme Bilgileri: Bu bölümde e-imza ile ilgili parametreler ve
şifreler tanımlanır. İmzalama işlemi E-Defter modülünden yapılır.
Zaman Damgası Bilgileri: Bu bölümde zaman damgası için kullanıcı kodu ve
şifresi tanımlanır. Tanım yapıldıktan sonra Güncelle butonuna basılarak ilgili
dosyanın bu parametrelere göre güncellenmesi sağlanır.
Zaman Damgası:
• Zaman Damgaları belli bir verinin belirtilen bir tarihte var olduğunu
kanıtlarlar.
• Defterler için hazırlanan berat dosyalarında zaman damgası zorunludur.
• Zaman damgası Kamu Sertifikasyon Merkezinden satın alınabilir.
• E-Defter
modülünde
defterlerin
mühürlenmesi
sırasında
zaman
damgası berat dosyalarına vurulur.
Online Berat Aktarımı: Bu parametre 1-Evet olarak belirlendiğinde GİB’e
berat dosyalarını gönderme ve geri alma on-line olarak yapılabilir.
Sayfa 8
Ekran 8: E-Defter Genel Parametreleri, Şube Bilgileri/Diğer Bilgiler
Şube Bilgileri
Şube Bazlı Muhasebe: Bu parametre işaretlenirse oluşturulacak olan defter
ve beratlara şube bilgileri eklenir. Firmaya ait şubeler için ayrı defter
oluşturulduğunda kullanılır. Merkez ve şube şirketlerinde bu bilgiler mutlaka
doldurulur.
Şube No: Çalışılan şirkete ait şube no belirtilir.
Şube Adı: Çalışılan şirkete ait şube adı belirtilir.
Şube Adı Devamı: Şube adı uzun olması durumda bu sahaya devam edilir.
Açıklama: Çalışılan şirkete ait şube bilgileri ile ilgili açıklama belirtilir.
İşyeri Kodu: Çalışılan şirkete ait işyeri kodu bilgi amaçlı belirtilir.
Diğer Bilgiler
Para Birimi Kodu: Farklı bir para birimi ile e-defter oluşturulacak ise para
birimi tanımlanır.
Sayfa 9
Aylık Muh. Kalem Kotası: Entegratörde gönderilip yedeklenecek maksimum
muhasebe kalem satırı sayısı belirtilir.
Entegratör Bilgileri
Bu bölüme entegratörden e-defter saklama hizmeti alındığında entegratörden
gelen bağlantı bilgileri tanımlanır.
3- E-Defter Modülünde Yapılan Tanımlamalar
E-Defter Kullanıcı Parametreleri
E-Defter modülünde, Servis Sabit Tanımlar Parametreler bölümüne
girilir. Bu bölümde e-defter oluşturma sırasında kullanılacak varsayılan
parametreler belirlenir.
Ekran 9: E-Defter Kullanıcı Parametreleri
E-Defter Oluşturma ve İşlem Bilgileri: E-Defter ile ilgili işlemleri yapan
kullanıcıya ait bilgiler girilir. Bu bölümden seçilen kullanıcı Şirket Bilgileri
modülü, Kart Tanımları Personel Kartları bölümünden tanımlanır.
GİB’den gelen XML/ZIP Dosyaları için Sürücü/Yol Tanımları: Bu bölüme
işlem yapılan bilgisayarın ve kullanıcının varsayılan download klasörü
tanımlanır. Bu bölüme tanımlanan yol berat dosyaları GİB’den geriye
indirilirken kullanılır.
Görüntüleyici (Borwser) Seçimi: Bu bölümden e-defter görüntüleme
sırasında kullanılacak görüntüleyici seçilir. 0-Default Browser seçilirse
görüntüleme varsayılan internet taryıcı ile yapılır. 1-Eta Browser seçilirse
görüntüleme Eta Defter Görüntüleyici ile yapılır.
Sayfa 10
İşletme / Muhasebeci Bilgileri
E-Defter modülünde, Servis Sabit Tanımlar İşletme/Muhasebeci Bilgileri
bölümüne girilir. Bu bölümde firmaya ve mali müşavire ait bilgiler girilir. İki
sayfadan oluşur.
İşletme Bilgileri; sayfasında firmaya ait tanımlamalar yapılır.
Ekran 10: İşletme Bilgileri
Muhasebeci Bilgileri; sayfasında muhasebeciye ait tanımlamalar yapılır.
Sayfa 11
Ekran 11: Muhasebeci Bilgileri
4- Örnek Muhasebe Fişi Girişi ve Kontroller
Ekran 12: Örnek Muhasebe Fişi Girişi
Sayfa 12
E-Defter uygulamasına tabi şirketlerden yevmiye maddelerinin kaydı sırasında,
kayıtların e-defter standardına uygun girilmesini sağlamak amacı ile program
tarafından bazı kontroller yapılır. Bu kontrolller;
1- Fiş tarihi çalışılan Yıl/Dönem ile uygun olmalıdır. Örneğin GİB’e gönderilmiş
aylar üzerinden işlem yapılmasına izin verilmez.
2- Fişin borç/alacak toplamı eşit olmalıdır.
3- Kullanılan hesap planında kayıtlı olmalıdır.
4- Kullanılan hesabın alt seviyesi olmamalıdır. En alt seviye kullanılmalıdır.
5- Tahsil/Tediye fişlerinde kasa ters bakiye vermemelidir.
6- Hazırlayan kişi sahası dolu olmalıdır. (Muhasebe fişindeki Düzenleme
sayfasından Hazırlayan bölümü)
7- Fiş Açıklaması sahası dolu olmalıdır.
8- Belge türü sahası dolu ise Evrak No ve Evrak Tarihi sahası dolu olmalıdır.
9- Evrak Tarihi ve Fiş Tarihinin ayları aynı olmalıdır.
10- Fiş kalemleri borç / alacak sıralı olmalıdır.
Bu
kontroller
muhasebe
modülünden
girilen
fişlerde
yapıldığı
gibi,
muhasebeye entegre fiş kesen modüllerden de otomatik yapılır.
5- Yevmiye maddeleri ve fiş kalemlerinin numaralanması
e-Defter hazırlama işlemine başlamadan önce yevmiye ve kalem sıra
numaraları verilmelidir. Bu işlem E-Defter modülü Servis Dosya İşlemleri
Yevmiye Maddeleri Sıralama bölümünden yapılır.
Ekran 13: Yevmiye Maddeleri ve Fiş Kalemlerinin Numaralanması
Bu ekrandan numaralama yapılırken istenirse fişler toplu olarak borç/alacak’a
göre sıralanabilir. F2-İşleme Başla butonu ile sıralama işlemi başlatılır.
Sayfa 13
6- e-Defter hazırlama işlemleri
e-Defter hazırlama işlemleri E-Defter modülünden yapılır. Gerekli tanımlamalar
yapılıp, uygun fişler girildikten sonra e-defter hazırlanabilir. Ancak kayıtların
e-defter standartlarına uygun olduğu kontrol edilmelidir. Program hatalı ya da
eksik kayıtlar içeren verilerden e-defter oluşturma işlemi yapmaz.
E-Defter Kontrol Raporları
E-Defter Kontrol Raporları dört adet rapordan oluşmaktadır.
Parametre Kontrol Raporu: Bu rapordan tanımlanan parametrelerin tam ve
doğru olup olmadığı kontrol edilir. Örneğin genel parametre tanımlarında veya
muhasebeci bilgilerinde bir eksiklik var ise bu raporda bu görülebilir.
Fiş/Kalem Uyumluluk Raporu: Bu rapordan fişlerdeki kayıtların e-defter
formatına uyumluluğu kontrol edilir. Örneğin bir fişte yevmiye numarası
yazılmadı ise bu raporda görülebilir.
Şubeli Çalışma Kontrol Raporu: Bu rapordan, mevcut sistemdeki
şirketlerden vergi kimlik numaraları aynı olan varsa listelenerek, şubeli çalışma
bilgileri yazılıp yazılmadığı kontrol edilir.
Hesap Kontrol Raporu: Bu rapordan, kayıtlı muhasebe fişlerinde kullanılan
hesaplara göre, alt hesabı olan hesaplara giriş yapılıp yapılmadığı kontrol
edilir.
E-Defter Oluşturma
Gerekli kontroller yapıldıktan sonra E-Defter modülü, E-Defter İşlemleri
E-Defter Oluşturma bölümüne girilir.
Sayfa 14
Ekran 14: E-Defter Oluşturma
Bu böllümdeki parametreler defter oluşturulan aya göre otomatik olarak gelir.
Kullanıcı oluşturma bilgilerini doldurrulur. F2-XML Oluştur butonuna basılır.
E-Defter formatı açısından herhangi bir eksiklik var ise programa eksiklik ile
ilgili hata vererek eksik fişin bilgilerini gösterir. Defter kayıtları e-defter
formatına uygunsa program dosya oluşturma işlemine başlar. Kullanıcının
karşısına onay ekranı gelir. Onay ekranında oluşan dosyaların bilgileri görülür.
Ekran 15: E-Defter Onay Ekranı
Sayfa 15
Onay ekranı F2-Kayıt ile geçildikten sonra Yevmiye ve Büyük (Kebir) Defterler
için dosyalar oluşturulmuş olur.
Defterleri Mühürleme
Defterler için dosyalar oluşturulduktan sonra E-Defter modülü, E-Defter
İşlemleri Defterleri Mühürleme bölümüne girilir. Akıllı kart (mali mühür veya
e-imza) bilgisayara takılır. F2-Mühürleme butonu ile defter dosyaları
mühürlenir.
Daha öncede açıklandığı gibi mühürleme sırasında berat dosyalarına zaman
damgası bu aşamada işlenir. Zaman damgası temin edilmiş ve parametrelerde
tanımları yapılmış olmalıdır.
İşlem sırasında ekran takip edilir. Mühürleme başarı ile tamamlandığında
“İşlem” bölümünde ilgili defterlerin mühürleme işlemi yapıldığı görülür.
Ekran 16: Defterleri Mühürleme
Mühürlü Defterleri Paketleme
Defterler için mühürleme işlemi yapıldıktan sonra E-Defter modülü, E-Defter
İşlemleri Mühürlü Defterleri Paketleme bölümüne girilir. Bu bölümde defter
dosyaları gönderim ve saklama için paketlenir. F2-Paketleme butonu ile işlem
başlatılır.
Sayfa 16
Ekran 17: Mühürlü Defterleri Paketleme
Paketlenmiş Berat Dosyalarını Gönderme
E-Defter modülü, E-Defter İşlemleri Paketlenmiş Berat Dosyalarını
Gönderme bölümüne girilir.
E-Defter Genel Parametrelerinden On-Line Berat Aktarımı parametresi 1-Evet
olarak belirlenmiş ise;
F2-Gönderme butonuna basıldığında berat dosyaları gelir idaresi sistemine
otomatik olarak gönderilir. Bu işlem sırasında mali mühür işlem yapılan
bilgisayarda takılı olmalıdır.
On-Line Berat Aktarımı parametresi 0-Hayır olarak belirlenmiş ise;
Paketlenmiş olan berat dosyaları www.e-defter.gov.tr adresindeki e-defter
uygulaması
bölümünden
Gelir
İadresi
Başkanlığı
sistemine
manuel
yüklendikten bu bölümden F2-Gönderme butonu ile işlem işlem başlatılarak
gönderim işleminin takip tablosuna kayıt edilmesi sağlanır.
Bu işlem sonucunda program gönderimi yapılan ilgili ay kayıtlarını kilitleyerek
üzerinde işlem yapılmasını engeller.
Sayfa 17
Ekran 18: Berat Dosyalarını Gönderme
Onaylanmış Berat Dosyalarını Geri Alma
E-Defter modülü, E-Defter İşlemleri Onaylanmış Berat Dosyalarını Geri
Alma bölümüne girilir.
E-Defter Genel Parametrelerinden On-Line Berat Aktarımı parametresi 1-Evet
olarak belirlenmiş ise;
F2-Geri Alma butonuna basıldığında gelir idaresini başkanlığının mührünü de
almış berat dosyaları Gelir İdaresi sisteminden otomatik olarak geri alınır. Bu
işlem sırasında mali mühür işlem yapılan bilgisayarda takılı olmalıdır.
On-Line Berat Aktarımı parametresi 0-Hayır olarak belirlenmiş ise;
Paketlenmiş olan berat dosyaları www.e-defter.gov.tr adresindeki e-defter
uygulaması bölümünden manuel olarak indirilir. İndirme işlemi yapıldıktan
sonra F2-Geri Alma butonu ile GİB’den indirilen berat dosyaları indirilen
klasörden kontrol edilerek saklama klasörüne program tarafından taşınır.
Sayfa 18
Ekran 19: Berat Dosyalarını Geri Alma
Bu işlemden sonra ilgili aya ait e-defter işlemleri tamamlanmış olur.
Tanımlanan klasörlerde oluşturulan ve GİB’den geri alınan e-defter
dosyaları yasal saklama süresince muhafaza edilmelidir.
Defterler Entegratör Sunucusunda Saklama
Özel entegratör e-defter saklama hizmeti verebilir. Özel entegratörden
E-Defter saklama hizmeti alındıysa, defter dosyalarını entegratör sunucusuna
göndermek için E-Defter İşlemleri Defterler Entegratör Sunucusunda
Saklama bölümüne girilir. Bu bölümde F2-Gönderme işlemi yapılarak defter
dosyaları entegratör sunucusuna gönderilir.
Devir İşlemleri
E-Defter oluşturma, berat gönderme ve berat geri alma adımları yapıldıktan
sonra ilgili ay için süreç tamamlanmış olur. Devamında bir sonraki aya devir
işlemi yapılır. Bu işlem için E-Defter modülünde, Servis Devir İşlemleri
Aylık Devir bölümüne girilir.
Ekran 20: Aylık Devir
Sayfa 19
Tarih bilgileri, çalışılan ay ve devredilecek ay şeklinde gelir. F2-İşlem
butonuna basılarak bir sonraki aya devir işlemi yapılır.
Bu işlem sonucundan program, parametrelerde “Yedeklenmiş Dosyalar”
bölümünde tanımlanmış klasörün altına ilgili yıl ve aya ait klasörler açar. İlgili
ayın defter dosyalarını kopyalayarak yedekler.
E-Defter Dökümü ve Görüntüleme
Oluşturulan defterler ve bu defterlere ait berat dosyaları E-Defter modülü,
Raporlar
E-Defter
Dökümü
bölümünden
aylık
dönemler
halinde
görüntülenebilir
veya
istenirse
yazdırılabilir.
(yazdırma
zorunluluğu
bulunmamaktadır.)
Ekran 21: E-Defter Görüntüleme