Özel Entegratör ile e-Fatura Uygulaması

Özel Entegratör ile e-Fatura Uygulaması e-Fatura uygulama yöntemlerinden biriside; firmaların özel entegratörler vasıtası ile bilgi işlem sistemlerini e-Fatura uygulamasına entegre etmelerini sağlayan yöntemdir. Faturalama ihtiyaçları farklılık gösteren veya çok sayıda fatura düzenleyen mükellefler, kendilerine ait bilgi işlem alt yapısının yetersiz olması halinde teknik yeterliliğe sahip bir özel entegratörün bilgi işlem sistemi vasıtasıyla elektronik fatura alıp gönderebilme yapabilir. Özel entegratör, anlaşma yaptığı mükellefler için güvenli kullanıcı hesapları açarak yönetir ve bu mükelleflerin faturalarını Gelir İdaresi Başkanlığı sistemi üzerinden alıcıya yönlendirir. Ekran 1: Özel Entegrasyon Yöntemi Uygulama Şeması 6 Ocak 2014 İlgili Versiyon/lar : ETA:SQL, ETA:V.8-SQL İlgili Modül/ler : E-Fatura

Programımızda Özel Entegratör ile e-Fatura Uygulaması Uygulama Adımları 1- Özel Entegratör ile ilgili Parametrelerin Düzenlenmesi Şirket Bilgileri Modülü Servis Sabit Tanımlar Parametreler Genel Parametreler E-Fatura Genel Parametreleri bölümünde Entegrasyon Bilgileri Sayfasına girilir. Bu sayfada, Özel Entegratör ile ilgili bilgiler tanımlanır. Ekran 2: Özel Entegratör Tanımları Entegrasyon Yöntemi: Yöntem olarak Özel Entegratör belirlenir. Dosyalama Bilgileri : Özel entegratöre fatura gönderimi yapılırken paket/zarf işlemi yapılmayacağından 0-Yok seçeneği belirlenir Entegratör Bilgileri: Bu bölümde özel entegratör bilgileri doldurulur. Entegratör Firma: Entegratör firma Seçilir. Üye Kodu: Entegratör firma tarafından sağlanan üye firma kodu yazılır. Kullanıcı: Entegratör firma tarafından web servis için sağlanan kullanıcı kodu yazılır.

Şifre: Entegratör firma tarafından sağlanan şifre tanımlanır. Kontrol Bilgileri: Bu bölümde cari kart ve fatura kayıt edilirken işlem yapılan cari hesabın e-fatura kapsamında olup olmadığı kontrol edilmek ve programın bu kapsama göre kayıt kontrolü yapması isteniyorsa uygun parametre işaretlenir. E-İmza Bilgileri: İmzalama işlemi entegratör firma tarafından yapılacağından E-İmza/Mühürleme yap parametresi işaretlenmez. Önemli Notlar: • İşlem yapılan bütün bilgisayarlarda Framework 3.5 kurulu olmalıdır. • Diğer parametrik ayarlar ve tanımlamalar ile ilgili “E-Fatura Teknik Detaylar” isimli teknik not incelenmeli ve uygulanmalıdır. 2- E-Fatura Dosya Oluşturma E-Fatura modülünde, E-Fatura İşlemleri E-Fatura Dosya Oluşturma bölümüne girilir. Bu bölümde fatura modülünden, e-fatura kapsamına giren cari hesaplara kesilen faturalar için e-fatura dosya oluşturma işlemi yapılır. Ekran 3: E-Fatura Dosya Oluşturma

Bu bölüme girildikten sonra e-Fatura oluşturulacak faturalara ait kriterler girilir. Örneğin iki tarih arası veya fatura numarası gibi kriter aralıkları verilebilir. Ayrıca F8-Parametreler butonu ile fatura tiplerine göre de kriter verilebilir. Tekrar Oluştur : Bu parametre işaretlenirse daha önceden oluşturulmuş e- faturaların tekrardan oluşturma işlemi yapılır. Bu ekranda gerekli düzenlemeler yapıldıktan sonra F2-XML Oluştur butonu ile XML dosyaları oluşturulur. 3- E-Faturaların Gönderilmesi Faturalar için dosya oluşturma adımından sonra bu faturaların, özel entegratör aracılığı ile gönderilmesi adımına geçilir. Bu işlem için E-Fatura modülünde E-Fatura İşlemleri Faturaları Gönderme bölümüne girilir. Ekran 4: E-Fatura Dosya Oluşturma Bu bölüme girildiğinde xml dosyaları hazırlanmış, daha önce gönderilmemiş olan faturalar ekranda listelenir. F2-Gönderme butonuna basıldığında onay kutucuğu işaretli olan faturaların gönderme işlemine başlanır. Gönderme sonrasında Durum ve Durum Açıklaması kolonlarından işlem sonucu izlenebilir.

4- Gönderilen Faturaların Sorgulanması E-Fatura modülünde E-Fatura İşlemleri Gönderilen Faturaları sorgulama bölümünden daha önceden girilen faturaların durumları sorgulanabilir. Özellikle senaryo tipi Ticari olan faturalara, alıcısı tarafından verilen kabul, red gibi yanıtlar bu bölümden sorgulanır ve alınan yanıtlar kayıtlara işlenir. Ekran 5: Gönderilen faturaların sorgulanması Bu bölümde fatura sorgulama kriterleri girildikten sonra F2-Listele butonuna basılır. Sonucunda şirket veritabanında Belge Durumu 4-Gönderildi olan faturalar ekrana listelenir. Faturalar ekranda listelendikten sonra F3-Sorgulama butonuna basılarak ekrana listelenen faturaların durumu özel entegratör sunucusu aracılığı ile kontrol edilir ve alınan yanıtlar sistem tarafından otomatik olarak Belge Yanıtı, Durum Kodu, Durum Açıklaması ve Durum Tarihi bölümlerine doldurulur. Bu aşamadan sonra Belge Yanıtına gelen Kabul ve Red gibi yanıtlar F4- Sonuçları İşle butonu ile şirket veri tabanında bulunan faturalara işlenir. İşlenen yanıtlar ilgili faturalar da e-Fatura Bilgileri (Ctrl+E) bölümündeki Belge Durumu ve Belge Yanıtı bölümlerinden izlenebilir.

Ekran 6: E-Fatura Bilgileri 5- Gelen Faturaları Onaylama E-Fatura modülünde E-Fatura İşlemleri Gelen Faturaları Onaylama bölümünden, firmaya hizmet aldığı firmalardan veya tedarikçilerinden gönderilen faturalar sorgulanır ve bu faturalara verilen yanıtlar iletilir. Bu bölümde işlemler iki aşamalı olarak yapılır; a. İlk olarak bu bölüme girildikten sonra Alınan Faturalar sekmesinde F5- Güncelle butonuna basılarak firmaya gelen faturalar özel entegratör sunucusu aracılığı ile kontrol edilir, varsa gelen faturalar sisteme indirilir. Ekran 7: Gelen Faturaların Kontrol Edilmesi Gelen faturalar, Paket Dosya Adı bölümündeki butona basılarak incelenebilir.

Ekran 8: Gelen Faturaların Görüntülenmesi Daha sonra seçilen faturalar F2-Onaya Gönder butonu ile onay bekleyen faturalar bölümüne aktarılır. b. Bu bölümün ikinci aşamasında ise onaya gönderilen faturalara uygun yanıtlar verilerek faturalar Kabul ve Red pozisyonunu alırlar. Verilen yanıtlar özel entegratör sunucusu aracılığı ile geri iletilir.

Ekran 9: Onay bekleyen faturaların yanıtlanması Belge yanıtı, yanıt açıklaması ve yanıtlama tarihi tanımlandıktan F2- Onayla butonu ile yanıtlar gönderilir. Bu işlemden sonra bu faturalar Kabul Edilen ve Red Edilen Faturalar klasörlerinde arşivlenir. Ek Bilgiler Entegratör Sunucusundan Cari Kartlara Toplu e-Fatura Bilgilerinin İşlenmesi Programda tanımlı olan mevcut cari kartların e-Fatura kapsamında olup olmadığı, kapsamında ise bu kartlardaki gerekli bilgilerin güncellenmesi sağlanabilir. Bu işlem için E-Fatura modülünde Servis Dosya İşlemleri E-Fatura Kullanan Kuruluşları Cari Kartlara İşleme bölümüne girilir.

Ekran 10: Cari Kartlardaki e-Fatura Bilgilerinin Güncellenmesi Bu ekranda; İşlem Şekli : 2-Entegratör Sunucusundan seçilir. Senaryo Tipi : Temel ya da Ticari Fatura seçilir. E-fatura işarezsiz ve E-Fatura İşaretli Kartlar : Bu Parametreler işaretlenir. F2-İşlem butonu ile kontrol ve güncelleme işlemine başlanır. Bu işlem sonucunda e- fatura kapsamına giren cari kartların e-fatura bilgileri, Vergi Kimlik Numarası ve T.C Kimlik Numarası baz alınarak güncelenir. Cari Kart Açılırken veya Eski e-Fatura Bilgileri Sorgulama ve Güncelleme Cari kartlar yeni tanımlanırken ya da eski cari kart üzerinde iken e-Fatura kapsamında olup olmadığı sorgulanabilir, kapsamında ise e-Fatura bilgilerinin güncellenmesi sağlanabilir.

Bu işlem için Cari Kart Bağlantılar Sayfasına girilir. Ekran11: Cari Kartlarda Sorgulama e-Fatura Bilgileri bölümündeki Sorgula butonuna basılır. Bu işlem sonucunda program, özel entegratör sunucusu ile bağlantı kurarak, cari kartın Vergi Hesap No veya T.C Kimlik No bilgisini baz alarak sorgulama işlemini yapar. Cari kart e-Fatura kapsamında ise e-Fatura Uygula parametresini 1-Evet yapar ve e-posta Adresi bölümünü doldurur. e-posta adresi bölümü mutlaka dolu olmalıdır. (Örneğin defaultpk veya urn:mail:defaultpk@sahin.com.tr şeklinde)