Excel’de bulunan fatura verilerinin muhasebe fişine toplu olarak transferi pratik bir şekilde yapılabilir. Veri Aktarma modülünde bulunan bu özellik sayesinde Excel’de girilmiş ya da farklı programlardan Excel’e aktarılmış fatura bilgileri muhasebe fişine toplu olarak transfer edilebiliyor. Ayrıca farklı şablonlardaki Excel dosyalarından da transfer yapılabiliyor.
Eski sürüm belgesi. Bu anlatım ETA:SQL / V8-SQL sürümlerine aittir. V11/V11 Pro için geçerliliği doğrulanmış değildir; ekranlar ve işlem adımları farklı olabilir.
Uygulama adımları
Belgeden seçilen işlem ve açıklamalar; ayrıntılı metin aşağıdadır.
Örnek Dosya Adı Örnek Dizayn Adı Açıklama Muh_Fatornek1.xls Muh_Fatornek1.xbt Tek bir tarihe ait satış faturaları örneği Muh_Fatornek2.xls Muh_Fatornek2.xbt Mal grubuna göre farklı KDV’li değerleri içeren ilaç ve ıtriyat alım faturaları. Muhasebe hesapları dizaynda mal grubuna göre belirlenmiş. Muh_Fatornek3.xls Muh_Fatornek3.xbt Mal grubuna göre farklı KDV’li değerleri içeren ilaç ve ıtriyat alım faturaları. Muhasebe hesapları Excel dosyası içeriğinde belirlenmiş. Muh_Fatornek4.xls Muh_Fatornek4.xbt Birden fazla KDV’li faturalardan oluşan ve hesaplamaları dizayn içeriğinde belirlenmiş.
Kaynak sayfa 1
Excel dosyasına göre tanımlama yapmak için, Veri Aktarma modülü Servis Dosya Transfer Tanımları Excel Dosyasından Fişe Transfer Tanımı Yeni Tanım bölümüne girilir.
Kaynak sayfa 2
Genel tanımlar sayfasında yapılan tanım ile ilgili içeren bilgiler, modül bilgisi, dosya tipi bilgileri girilir. Bakınız Ekran 2.
Kaynak sayfa 2
Bu sayfada Excel dosyasındaki sahalar tanımlanır.
Kaynak sayfa 3
: Serbest bir değer girilir. Örneğimizde her bir Excel sütunu için D1 den başlayan numaralar verilmiş. Bu değerler fiş kolonlarının yazılması sırasında kullanılacak.
Kaynak sayfa 3
Bu sayfada transfer edilecek fişin üst başlık bilgileri tanımlanır. Fişin tarihi, özel kodu vb.
Kaynak sayfa 4
Saha No : Bu alanda fiş başlığındaki saha seçilir. Değer : Bu alanda liste butonuna basılarak fiş tarihinin atanacak değer seçilir. Değer alanındaki D1 “Değişken Tanımları” sayfasında tarihe atadığımın saha adını ifade eder.
Kaynak sayfa 4
Bu sayfada daha önce değişken tanımlarında belirlenen alanlara göre fiş satırları oluşturulur.
Kaynak sayfa 4
İlgili ekran ve belge
Sayfaları burada inceleyin, ekranı büyüterek ayrıntılara bakın.
Aradığınız ayrıntıyı sayfa bazında okuyabilirsiniz. Ekran görüntüleri ve tablolar için belge önizlemesini kullanın.
Sayfa 1
MUHASEBE FİŞİNE EXCEL’DEN
FATURA TRANSFERİ
Excel’de bulunan fatura verilerinin muhasebe fişine toplu olarak transferi pratik bir şekilde
yapılabilir. Veri Aktarma modülünde bulunan bu özellik sayesinde Excel’de girilmiş ya da farklı
programlardan Excel’e aktarılmış fatura bilgileri muhasebe fişine toplu olarak transfer
edilebiliyor. Ayrıca farklı şablonlardaki Excel dosyalarından da transfer yapılabiliyor.
Bu özellikten mali müşavirler, mükelleflerinden Excel’de aldıkları fatura bilgilerini toplu olarak
transfer ederek faydalanabilir ve işlerinde büyük kolaylık sağlayabilirler.
Program ile birlikte 4 adet örnek Excel dosyası ve bu dosyaları transfer etmekte kullanılan örnek
dizaynlar verilmektedir.
Örnek Dosya Adı
Örnek Dizayn Adı
Açıklama
Muh_Fatornek1.xls
Muh_Fatornek1.xbt
Tek bir tarihe ait satış
faturaları örneği
Muh_Fatornek2.xls
Muh_Fatornek2.xbt
Mal grubuna göre farklı KDV’li
değerleri içeren ilaç ve ıtriyat
alım faturaları. Muhasebe
hesapları dizaynda mal
grubuna göre belirlenmiş.
Muh_Fatornek3.xls
Muh_Fatornek3.xbt
Mal grubuna göre farklı KDV’li
değerleri içeren ilaç ve ıtriyat
alım faturaları. Muhasebe
hesapları Excel dosyası
içeriğinde belirlenmiş.
Muh_Fatornek4.xls
Muh_Fatornek4.xbt
Birden fazla KDV’li
faturalardan oluşan ve
hesaplamaları dizayn
içeriğinde belirlenmiş.
27 Mayıs 2013
İlgili Versiyon/lar : ETA:SQL, ETA:V.8-SQL
İlgili Modül/ler : Veri Aktarma,
Muhasebe
Sayfa 2
Tanımlamalar ve Transfer İşlemi
Yapılan tanımlamaları ve transfer işlemini örnek Excel dosyası üzerinden inceleyelim.
Örnek Excel dosyası
Ekran 1: Fatura Bilgilerini İçeren Örnek Excel Dosyası
Üstteki resimde görülen örnek Excel dosyasında 4 adet fatura bilgisi içeriyor. Bu örneğimizde
KDV sabit %18 olarak uygulanmış.
Excel Dosyasına Göre Dizayn Tanımlama
Excel dosyasına göre tanımlama yapmak için, Veri Aktarma modülü Servis Dosya
Transfer Tanımları Excel Dosyasından Fişe Transfer Tanımı Yeni Tanım bölümüne
girilir.
Tanım ekranı dört sayfadan oluşur. Genel Tanımlar, Değişken Tanımları, Fiş Başlık Tanımları
ve Fiş Satır Tanımları. Sırasıyla inceleyelim.
Genel Tanımlar Sayfası
Genel tanımlar sayfasında yapılan tanım ile ilgili içeren bilgiler, modül bilgisi, dosya tipi bilgileri
girilir. Bakınız Ekran 2.
Sayfa 3
Ekran 2: Genel Tanım Ekranı
Değişken Tanımları Sayfası
Bu sayfada Excel dosyasındaki sahalar tanımlanır.
Saha Adı
: Serbest bir değer girilir. Örneğimizde her bir Excel sütunu için D1 den
başlayan numaralar verilmiş. Bu değerler fiş kolonlarının yazılması sırasında kullanılacak.
Açıklama
: Excel’deki sütunun açıklama bilgisi yazılır.
Excel Sütün Adı
: Excel’deki sütunun başlık bilgisi bire bir yazılır.
Ekran 3: Değişken Tanımları Ekranı
Sayfa 4
Fiş Başlık Tanımları Sayfası
Bu sayfada transfer edilecek fişin üst başlık bilgileri tanımlanır. Fişin tarihi, özel kodu vb.
Saha No
: Bu alanda fiş başlığındaki saha seçilir.
Değer
: Bu alanda liste butonuna basılarak fiş tarihinin atanacak değer seçilir. Değer
alanındaki D1 “Değişken Tanımları” sayfasında tarihe atadığımın saha adını ifade eder.
Ekran 4: Fiş Başlık Tanımları Ekranı
Fiş Satır Tanımları Sayfası
Bu sayfada daha önce değişken tanımlarında belirlenen alanlara göre fiş satırları oluşturulur.
Satır No
: Bu alanda muhasebe fişinin satır numarası tanımlanır.
Kolon No
: Bu alanda muhasebe fişindeki hangi kolon tanımlanır.
Değer
: Bu alanda liste butonuna basılarak tanımlanan kolonun atanacağı değer ya da
sabit bir değer yazılır.
Örneğimize göre muhasebe fişinin üç satırdan oluşacağını ve hesap kodlarının da sabit
olacağını varsayıyoruz. Aşağıdaki ekranda bu tanımlama görülüyor.
Sayfa 5
Ekran 5: Fiş Satır Tanımları Ekranı
Tanımlamalar yapıldıktan sonra bu bölüm kayıt edilir ve tanım dosyasına bir isim verilir.
Örneğin tanım dosya adına MUH_TEKNIK.xbt ismini verelim. Xbt uzantısı program tarafından
otomatik verilir.
Excel Dosyasından Toplu Transfer İşlemi
Tanımlama yapıldıktan sonra faturaların muhasebe fişine transferi, Veri Aktarma modülü
Aktarma İşlemleri Excel Dosyasından Aktarım Muhasebe Fişi Aktarımı bölümüne
girilerek yapılır.
Sayfa 6
Ekran 6: Excel Dosyasından Muhasebe Fişi Oluşturma Ekranı
Bu ekranda ilk olarak Excel dosya adı ve tanım dosya adı seçilir. Diğer parametreler ise;
Mükerrer Hareket Kontrolü
: Aynı evrak no bilgisi içeren evrakların kontrol edilmesine
olanak sağlar.
Muhasebe Fişi Ön İzleme
: Transfer sırasında muhasebe fişi ekrana gelir. Faturalar tek
tek onaylanarak transfer edilir.
Muhasebe Fiş Satır Birleştirme : Fişler transfer edilirken aynı olan satırla bu parametre onayı
ile birleştirilebilir.
Aktarım Şekli
1-Aynı Tarihteki Fişleri Tek Fişte Topla
: Aktarım sırasında bu seçenek işaretlenirse
Excel dosyasında aynı tarihe ait olan satırlar tek bir fişte toplanır.
2-Her Evrak için ayrı Fiş Oluştur
: Aktarım sırasında bu seçenek işaretlenirse
Excel dosyasındaki her satır için ayrı fiş oluşturulur.
Aktarım parametreleri belirlendikten sonra F2->İşlem butonu ile aktarım işlemi başlatılır.
Aktarım sırasında Excel dosyası kapalı olmalıdır.
Sayfa 7
Örnek Excel Dosyaları ve Tanım Dosyaları
Aşağıda programımız ile birlikte verilen örnek Excel dosyaları ve dizayn dosyası örnekleri yer
alıyor.
Örnek 1: Tek bir tarihe ait satış faturaları örneği. Bu örnekte bütün faturalar için evrak tarihi tek
bir hücrede yer alıyor. Dizayn dosyası incelendiğinde değişken tanımları sayfasından fiş tarihi
için Excel Satır No ve Excel Sütün No belirtiliyor.
Sayfa 8
Örnek 2: Mal grubuna göre farklı KDV’li değerleri içeren ilaç ve ıtriyat alım faturaları. Tür
başlığında alım işleminin İlaç ya da Itriyat alımına ait olduğu görülüyor. Dizayn dosyası
incelendiğinde TUR sütunu sorgulanarak ILAC ve ITRIYAT alımlarına Alış Hesabı ve KDV
Hesabı atanıyor.
Sayfa 9
Örnek 3: Mal grubuna göre farklı KDV’li değerleri içeren ilaç ve ıtriyat alım faturaları. Excel
dosyası incelendiği de hesap kodlarının verildiği görülüyor. Dizayn dosyasında da sadece
hesap kodları değişkenlere atanıyor.
Sayfa 10
Örnek 4: Birden fazla KDV’li faturalardan oluşan ve hesaplamaları dizayn içeriğinde belirlenmiş
fatura örneği. Excel dosyası incelendiğinde aynı faturalara ait farklı KDV tutarları mevcut. Ancak
matrah değerleri bilinmiyor. Dizaynda bu matrah değerleri hesaplatılarak değişkenlere atanıyor.
