E-Fatura / E-Arşiv Dosyalarından Muhasebe Fişi Oluşturulması Firmalara tedarikçilerinden veya hizmet aldıkları firmalardan gelen elektronik faturalar, Muhasebe II modülünde bulunan E-Fatura İşlemleri bölümünden toplu olarak muhasebeleştirilebilir.
Eski sürüm belgesi. Bu anlatım ETA:SQL / V8-SQL sürümlerine aittir. V11/V11 Pro için geçerliliği doğrulanmış değildir; ekranlar ve işlem adımları farklı olabilir.
Uygulama adımları
Belgeden seçilen işlem ve açıklamalar; ayrıntılı metin aşağıdadır.
İşlem Adımları Parametrelerin Tanımlanması Bu işlem için Muhasebe II modülü, E-Fatura İşlemleri Sabit Tanımlar Parametreler bölümüne girilir.
Kaynak sayfa 1
Bu bölümde ilgili şirkete ait dönem, vergi numarası, dosya yolları gibi bilgiler tanımlanır.
Kaynak sayfa 1
Bu sayfada ilgili dönem, firmanın Vergi veya TC Kimlik numarası, gelen ve giden faturaların dosya yolları tanımlanır. Transfer sırasında bu sayfada tanımlanan vergi kimlik numarasına göre faturalar kontrol edilir ve yanlış faturalardan ilgili firmaya ait olmayan faturalardan muhasebe fişi oluşturulması engellenir. Diğer Parametreler
Kaynak sayfa 2
Genel Muh.Bağlantı Grubu bölümüne, muhasebe fişi oluşturulması sırasında kullanılacak tanımlamaların bulunduğu bağlantı grup tanımı yazılır.
Kaynak sayfa 2
Vergi Bağlantı Bilgileri bölümünde vergi kodları ve vergi kod numaraları tanımlanır.
Kaynak sayfa 2
Görüntüleyici Seçimi bölümünde e-faturanın görüntülenmesi sırasında kullanılacak yöntem belirlenir.
Kaynak sayfa 2
Muhasebe Bağlantıları için Tanımlar Muhasebe E-Fatura Grup Tanımları (Tüm Şirketler için Genel Tanımlama) Bu işlem için Sistem Yönetimi modülü (ETASQLSYS), Ortak Tanımlar Muhasebe E-Fatura Grup Tanımları bölümüne girilir. Bu bölümden muhasebe fişi oluşturulurken kullanılacak muhasebe hesaplarına ait ana gruplar tanımlanır. Fatura Bilgileri, Vergi Bilgileri ve Mal Hizmet Bilgileri sayfalarından oluşur. Fatura Bilgileri Bu bölümden fatura geneli için muhasebe bağlantı bilgileri tanımlanır. Örneğin fatura da geçen iskonto vb. bilgiler için muhasebe hesap tanımlaması bu bölümden yapılır.
Kaynak sayfa 3
Mal Hizmet Bilgileri Bu bölümden vergi kodları ve oranlarına göre, mal/hizmet hesapları için muhasebe hesap kodları tanımlanır. Stok bazında ayrım yapılmayacaksa, örneğin KDV oranı bazında mal/hizmet hesapları tanımlamak, özellikle muhasebe büroları gibi hesap planı tüm şirketler/mükellefler için ortak olan yerlerde pratiklik sağlar.
Kaynak sayfa 4
İlgili ekran ve belge
Sayfaları burada inceleyin, ekranı büyüterek ayrıntılara bakın.
Aradığınız ayrıntıyı sayfa bazında okuyabilirsiniz. Ekran görüntüleri ve tablolar için belge önizlemesini kullanın.
Sayfa 1
18 Mart 2016
E-Fatura / E-Arşiv Dosyalarından
Muhasebe Fişi Oluşturulması
Firmalara tedarikçilerinden veya hizmet aldıkları firmalardan gelen elektronik
faturalar, Muhasebe II modülünde bulunan E-Fatura İşlemleri bölümünden toplu
olarak muhasebeleştirilebilir.
Özellikle çok yoğun evrak sirkülasyonu olan mali müşavirlik büroları, mükelleflerinden
alacakları e-fatura/e-arşiv dosyalarını çok kolay bir şekilde muhasebe fişine
dönüştürebilecekler.
İşlem Adımları
Parametrelerin Tanımlanması
Bu işlem için Muhasebe II modülü, E-Fatura İşlemleri Sabit Tanımlar
Parametreler bölümüne girilir. Bu bölümde ilgili şirkete ait dönem, vergi numarası,
dosya yolları gibi bilgiler tanımlanır. Ana Parametreler ve Diğer Parametreler olmak
üzere iki sayfadan oluşmaktadır.
Ana Parametreler
Ekran 1: Ana Parametreler
İlgili Versiyon/lar : ETA:SQL, ETA:V.8-SQL
İlgili Modül/ler : Muhasebe II, Muhasebe
Sayfa 2
Bu sayfada ilgili dönem, firmanın Vergi veya TC Kimlik numarası, gelen ve giden
faturaların dosya yolları tanımlanır. Transfer sırasında bu sayfada tanımlanan vergi
kimlik numarasına göre faturalar kontrol edilir ve yanlış faturalardan ilgili firmaya ait
olmayan faturalardan muhasebe fişi oluşturulması engellenir.
Diğer Parametreler
Ekran 2: Diğer Parametreler
Bu sayfada muhasebe fişi oluşturulması sırasında kullanılacak parametreler ve
e-fatura görüntüleme parametreleri tanımlanır.
Kapalı Faturayı Cariye İşle parametresi ödeme yöntemi nakit olan faturalarda kasa
hesabının yanı sıra satıcı/müşteri hesabının da çalışmasını sağlar.
Genel Muh.Bağlantı Grubu bölümüne, muhasebe fişi oluşturulması sırasında
kullanılacak tanımlamaların bulunduğu bağlantı grup tanımı yazılır. Bu grup tanımı
aşağıda anlatılacağı üzere Sistem Yönetimi modülü (ETASQLSYS), Ortak Tanımlar
Muhasebe E-Fatura Grup Tanımları bölümünden yapılır.
Muhasebe Kodu Arama Önceliği parametresi, tanımların şirket bazında mı, genel
bazda mı okunacağını belirler.
Vergi Bağlantı Bilgileri bölümünde vergi kodları ve vergi kod numaraları tanımlanır.
Fatura Dizayn Bilgisi bölümünde faturaların görüntülenmesi sırasında kullanılacak
şema bilgileri belirtilir.
Görüntüleyici Seçimi bölümünde e-faturanın görüntülenmesi sırasında kullanılacak
yöntem belirlenir.
Sayfa 3
Muhasebe Bağlantıları için Tanımlar
Muhasebe E-Fatura Grup Tanımları (Tüm Şirketler için Genel Tanımlama)
Bu işlem için Sistem Yönetimi modülü (ETASQLSYS), Ortak Tanımlar Muhasebe
E-Fatura Grup Tanımları bölümüne girilir. Bu bölümden muhasebe fişi
oluşturulurken kullanılacak muhasebe hesaplarına ait ana gruplar tanımlanır. Fatura
Bilgileri, Vergi Bilgileri ve Mal Hizmet Bilgileri sayfalarından oluşur.
Fatura Bilgileri
Bu bölümden fatura geneli için muhasebe bağlantı bilgileri tanımlanır. Örneğin fatura
da geçen iskonto vb. bilgiler için muhasebe hesap tanımlaması bu bölümden yapılır.
Ekran 3: Fatura Bilgileri
Vergi Bilgileri
Bu bölümden faturada geçen vergiler için muhasebe hesap kodları tanımlanır.
Örneğin e-fatura sisteminde 0015 vergi kodu KDV yi ifade eder. KDV ile ilgili
muhasebe kodları 0015 vergi kodunun karşısına oranlara göre tanımlanır.
Ekran 4: Vergi Bilgileri
Sayfa 4
Mal Hizmet Bilgileri
Bu bölümden vergi kodları ve oranlarına göre, mal/hizmet hesapları için muhasebe
hesap kodları tanımlanır. Stok bazında ayrım yapılmayacaksa, örneğin KDV oranı
bazında mal/hizmet hesapları tanımlamak, özellikle muhasebe büroları gibi hesap
planı tüm şirketler/mükellefler için ortak olan yerlerde pratiklik sağlar.
Ekran 5: Mal/Hizmet Bilgileri
Muhasebe Bağlantı Tanımları (Şirket bazında tanımlama için)
Bu bölümden muhasebe fişi oluşturma sırasında şirket bazında ayrı ayrı muhasebe
kodları kullanılacak ise tanımlamalar yapılır. Bu işlem için Muhasebe II modülü, E-
Fatura İşlemleri Sabit Tanımlar Muhasebe Bağlantıları bölümüne girilir. Bu
bölüm de Fatura Bilgileri, Vergi Bilgileri ve Mal Hizmet Bilgileri bölümlerinden oluşur.
Fatura Bilgileri ve Vergi Bilgileri bölümleri yukarıda anlatılan genel tanımlama
ekranları ile aynı şekilde tanımlanır.
Mal Hizmet Bilgileri bölümünde genel tanımlara ilaveten faturada geçen stok
bilgilerine göre ayrı muhasebe hesap tanımları da tanımlanabilir.
Bu bölümde ayrıca yapılan tanımlama genel veya cari/firma bazında ayrı ayrı
yapılabilir.
Genel tanımlama için Bağlantı Tipi 3-Genel olarak belirlenir. Genel tanımlama
yapıldığında bütün cari/firmalardan gelen faturalar için aynı hesap kodları kullanılır.
Bağlantı Tipi 1-Vergi Hesap No veya 2-T.C.Kimlik No seçildiğinde yapılan
tanımlamalar ilgili kimlik numaralarına göre özel yapılmış olur.
Ekran 6 da KDV oranı bazında ve stok bazında ayrı tanımlama örnekleri görülebilir.
Sayfa 5
Ekran 6: Mal/Hizmet Muhasebe Bağlantı Bilgileri
E-Fatura Dosyasından Aktarım
Gerekli tanımlamalar uygun şekilde yapıldıktan sonra fatura dosyalarından
muhasebe fişi oluşturma işlemine geçilebilir. Bu işlem için Muhasebe II modülü,
E-Fatura İşlemleri E-Fatura Dosyasından Aktarım bölümüne girilir. Bu
bölümden daha önceden ilgili klasörlere aktarılmış e-fatura/e-arşiv xml dosyalarından
muhasebe fişleri oluşturulur. İki bölümden oluşur;
• Gelen Dosyadan Muhasebe Fişi Oluşturma (Alış Faturaları)
• Giden Dosyadan Muhasebe Fişi Oluşturma (Satış Faturaları)
Gelen (Alış) ve Giden (Satış) dosyadan muhasebe fişi oluşturma bölümleri aynı
mantıkta çalışmaktadır.
Gelen/Giden Dosyadan Muhasebe Fişi Oluşturma
Bu bölüm Gelen/Giden Faturalar, Muhasebeleştirilecek (Onaylanan) Faturalar,
Muhasebe Fiş Bilgileri sayfalarından oluşmaktadır.
Gelen/Giden Faturalar
Bu bölüme girildiğinde Gelen Faturalar sayfası açılır ve ilgili klasörlere kopyalanan
faturaların listesi gelir.
Sayfa 6
Ekran 7: Gelen Faturalar
Gelen listeden Dosya Adı tıklanarak e-faturanın görüntülenmesi sağlanabilir.
Ekran 8: E-Fatura Görüntüleme
Onay kutucuğu işaretli olan faturalar F2-Onaya Gönder butonu ile onaylanan
faturalar bölümüne aktarılır. Aktarım sırasında parametreler de tanımlanan Vergi/TC
Kimlik numarası ile faturada geçen vergi numarası karşılıklı kontrol edilerek hatalı
onay işlemleri engellenir.
Sayfa 7
Onay kutucukları sağ Mouse ile toplu kaldırılabilir veya işaretlenebilir.
F5-Güncelle butonu ile örneğin mükelleften e-posta olarak gelen ve indirilen dosyalar
(download) klasörüne kaydedilen fatura dosyalarının Alınan klasörüne kopyalanması
sağlanabilir.
Muhasebeleştirilecek (Onaylanan) Faturalar
Bu sayfada onaylanan faturalar listelenir. Yine onay kutucuğu işaretli olan faturalar
F2-Fiş oluştur butonuna tıklandığında muhasebe fişleri, daha önce yapılan
tanımlamalara göre oluşturulur. XML dosya bölümü tıklandığında fatura
görüntülenebilir.
F3-Arşive Taşı butonu ile muhasebe fişi oluşturulmayacak faturalar Arşiv klasörüne
doğrudan taşınır.
Ekran 9: Onaylanan Faturalar
Muhasebe Fiş Bilgileri
Bu sayfada oluşacak fişlere ait bilgiler tanımlanır. Örneğin muhasebe fişinin tipi, özel
kodu, belge türü, hazırlayan kodu gibi bilgiler bu sayfadan tanımlanır.
Ekran 10: Muhasebe Fiş Bilgileri Tanımları
Sayfa 8
Muhasebe fiş bilgileri bölümü kontrol edilip gerekli düzenlemeler yapıldıktan sonra
F2-Fiş Oluştur butonu ile muhasebe fişlerinin oluşturulması işlemine başlanır.
Muhasebe Fiş Ön İzleme parametresi işaretlendiği takdirde her fatura için muhasebe
fişleri ekranda gösterilir ve onay istenir. Muhasebe fişleri kayıt edildikten sonra fatura
dosyaları arşiv klasörlerine otomatik taşınır.
Ekran 11: Muhasebe Fişi Oluşturma
Arşive Taşınan Faturalar
Gelen (Alış), Giden (Satış ) faturaları muhasebeleştirildikten sonra otomatik olarak
arşiv klasörüne taşınır. Bu faturalar daha sonradan görüntülenmek istendiğinde
Arşive Taşınan Faturalar bölümünden kriter de verilerek listelenebilir. Listelenen
faturalar görüntülenebilir, yazdırılabilir veya görüntülendikten sonra e-posta olarak
gönderilebilir.
Ekran 12: Arşive Taşınan Faturalar
